Aufgaben
Erstellung einer Aufgabe
Über Inhubber kannst du Mitarbeiter oder auch externe Vertragspartner zu vertragsbezogenen Aufgaben wie z.B. einer Freigabe, Prüfung oder sonstiger Aufgabe einladen:
Dort vergibst du den Titel der Aufgabe, beschreibst, was erledigt werden sollte und lädst Verantwortliche für die Aufgabe ein:
Bitte beachte, dass alle Verantwortlichen die Aufgabe erledigen müssen, ehe die Aufgabe als erledigt markiert wird. Dadurch wird der Beobachter über den Abschluss der Aufgabe informiert.
Sobald die Aufgabe erteilt wurde, siehst du die Übersicht aller offenen und erledigten Aufgaben im Aufgaben-Bereich:
Sobald dir eine Aufgabe zugewiesen wurde, wirst du per E-Mail darüber informiert. Falls du der Beobachter einer Aufgabe bist, wirst du per E-Mail benachrichtigt, sobald alle Verantwortlichen die Aufgabe erledigt haben.
Erledigen einer Aufgabe
Das erledigen einer Aufgabe ist entweder durch das Klicken auf den runden Knopf links auf dem Kärtchen, oder in der Detailansicht der Aufgabe möglich:
Kommentare
Die Kommentarfunktion innerhalb einer Aufgabe trägt zur besseren Zusammenarbeit, Nachverfolgbarkeit und Effizienz in der Vertragsverwaltung. Es ermöglicht dir, direkt mit deinen Teammitgliedern zu kommunizieren, Feedback zu geben, Änderungen vorzuschlagen sowie Dokumentenentwürfe und -vorschläge auszutauschen. Alle Kommentare und Anhänge werden chronologisch gespeichert, was die Nachverfolgbarkeit von Diskussionen, Dokumentenversionen und Entscheidungen erleichtert. Damit kannst du Anforderungen und Erwartungen direkt in den Kommentaren klären. Du kannst auch aufgaben für dich persönlich erstellen, um Erinnerungen und Notizen zu hinterlegen, die nur du sehen kannst.
Alle Aufgabenverantwortliche werden mit einer E-Mail-Nachricht über Kommentare informiert.
Anhänge
So können über Aufgaben Dokumente ausgetauscht werden:
Beim verfassen eines Kommentars kann jeder Berechtigte einen oder mehrere Dokumente an das Kommentar über den Büroklammer-Knopf unten links im Kommentarfeld anhängen:
Nach dem Versenden des Kommentars sind die Anhänge in den jeweiligen Kommentaren sowie in einer liste aller Anhänge zu dieser Aufgabe sichtbar
der Vertragsinhaber kann jederzeit einen Aufgabenanhang als ein Dokument zur Liste der Dokumente im Vertrag hinzufügen:
Die Übersicht aller dir zugewiesenen Aufgaben über alle Verträge siehst du im Home-Bereich.