Personen zum Lesen und Signieren einladen

Initiale Einladung

Du kannst Personen in der rechten Seitenleiste unter Details → Teilnehmer mit einem Klick auf “Teilnehmer einladen” zum Dokument einladen:

Dabei stehen die Einladungsoptionen “Betrachter” und “Unterzeichner” zur Verfügung:

Betrachter

Berechtigungen: erhält Zugriff auf das Dokument, kann die Standardfelder, Dateien, eingeladene Personen und den Vorgang (Historie) sehen, eigene Termine verwalten sowie an den Aufgaben teilnehmen, zu denen die Person eingeladen wurde
Benachrichtigungen: wird benachrichtigt bei einer Einladung sowie bei einem Statuswechsel des Dokuments zu SIGNIERT, AKTIV und ABGELAUFEN

Unterzeichner

Diese Option ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Datei zur E-Signatur zum Dokument hinzugefügt wurde, siehe Dateien dem Dokument hinzufügen

Berechtigungen: erhält die gleiche Zugriffsberechtigungen wie der Betrachter und kann die Dateien signieren
Benachrichtigungen: wird benachrichtigt bei einer Einladung sowie bei einem Statuswechsel des Dokuments zu SIGNIERT, AKTIV, ABGELAUFEN und ARCHIVIERT (die Nachricht für letzteres erhalten nur Mitarbeiter deines Unternehmens)

Verwaltung der Einladungen

Alle E-Mail-Einladungen werden erst rausgeschickt, wenn das Dokument in den Status OFFEN wechselt. Die Ausnahme bilden die Aufgaben

Du kannst die Liste der Teilnehmer wie folgt bearbeiten:

einen Betrachter jederzeit hinzufügen oder löschen
einen Unterzeichner hinzufügen, solange das Dokument noch nicht im Status SIGNIERT ist
zwischen den beiden Einladungstypen wechseln, solange die betroffene Person das Dokument noch nicht signiert hat und das Dokument noch nicht im Status SIGNIERT ist
einen Unterzeichner löschen, solange dieser noch nicht unterzeichnet hat

Sollte dein Unterzeichner die E-Mail-Einladung zur Signatur in seinem Postfach nicht finden können, kannst du die E-Mail-Benachrichtigung jederzeit erneut versenden.

Diese Aktionen findest du im Menü direkt neben der jeweiligen Person: