Initiale Einladung
Du kannst Personen in der rechten Seitenleiste unter Details → Teilnehmer mit einem Klick auf “Teilnehmer einladen” zum Dokument einladen:
Dabei stehen die Einladungsoptionen “Betrachter” und “Unterzeichner” zur Verfügung:
Betrachter
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Berechtigungen: erhält Zugriff auf das Dokument, kann die Standardfelder, Dateien, eingeladene Personen und den Vorgang (Historie) sehen, eigene Termine verwalten sowie an den Aufgaben teilnehmen, zu denen die Person eingeladen wurde
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Benachrichtigungen: wird benachrichtigt bei einer Einladung sowie bei einem Statuswechsel des Dokuments zu Signiert , Aktiv und Abgelaufen
Unterzeichner
Diese Option ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Datei zur E-Signatur zum Dokument hinzugefügt wurde, siehe Dateien dem Dokument hinzufügen
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Berechtigungen: erhält die gleiche Zugriffsberechtigungen wie der Betrachter und kann die Dateien signieren
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Benachrichtigungen: wird benachrichtigt bei einer Einladung sowie bei einem Statuswechsel des Dokuments zu Signiert , Aktiv , Abgelaufen und archiviert (die Nachricht für letzteres erhalten nur Mitarbeiter deines Unternehmens)
Verwaltung der Einladungen
Alle E-Mail-Einladungen werden erst rausgeschickt, wenn das Dokument in den Status OFFEN wechselt. Die Ausnahme bilden die Aufgaben
Du kannst die Liste der Teilnehmer wie folgt bearbeiten:
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einen Betrachter jederzeit hinzufügen oder löschen
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einen Unterzeichner hinzufügen, solange das Dokument noch nicht im Status Signiert ist
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zwischen den beiden Einladungstypen wechseln, solange die betroffene Person das Dokument noch nicht signiert hat und das Dokument noch nicht im Status Signiert ist
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einen Unterzeichner löschen, solange dieser noch nicht unterzeichnet hat
Sollte dein Unterzeichner die E-Mail-Einladung zur Signatur in seinem Postfach nicht finden können, kannst du die E-Mail-Benachrichtigung jederzeit erneut versenden.
Diese Aktionen findest du im Menü direkt neben der jeweiligen Person:
