Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Opt-in Funktion: Die Qualifizierte Elektronische Signatur ist eine Zusatzfunktion und muss durch den Inhubber Support freigeschaltet werden. Kontaktiere deinen Administrator für weitere Informationen.
Überblick
Die QES ist eine Art der Signatur, die einer handschriftlichen Unterschrift juristisch gleichgestellt ist. Damit die QES die nötige Rechtskraft besitzt, muss die Identität jedes Unterzeichners sichergestellt werden.
Der allgemeine Ablauf ist dabei wie folgt:
Ein Mitarbeiter erstellt ein QES Dokument und fügt alle Dateien sowie Unterzeichner zum Dokument hinzu. Nach der Erstellung des QES Dokuments können Dateien und Unterzeichner nicht mehr hinzugefügt oder geändert werden
Nach Abschluss der Dokumenterstellung gibt der Dokumentinhaber die Identifikationsdaten für alle Unterzeichner an
Die Einladungen werden per E-Mail verschickt
Jeder Unterzeichner durchläuft die Registrierung, Identifikation sowie den Signaturvorgang
Erstellung eines QES Dokuments
Um Dokumente auf Inhubber mit einer QES zu unterzeichnen, muss ein QES Dokument erstellt werden:
Die Vorgehensweise bei der Dokumenterstellung ist weitestgehend analog zum Standarddokument. Was du zusätzlich beachten musst, erfährst du in den weiteren Kapiteln.
Einladung
Wie die Einladung von Personen zur einfachen elektronischen Signatur auf Inhubber funktioniert, erfährst du hier.
Klickst du auf “Erstellen”, erscheint ein zusätzliches Dialogfeld zur Eingabe der Informationen der unterzeichnenden Personen:
Hier musst du zum Zweck der Sicherstellung der Identität der Unterzeichner jeweils die personenbezogenen Daten (Geburtsdatum und -ort) eintragen, entsprechend den Angaben im Identifikationsdokument des Unterzeichners. Halte hierzu die entsprechenden Daten bereit und weise den Unterzeichner an, desselbe Identifikationsdokument während der Signatur zu verwenden.
Identifikation und Unterzeichnung
Inhubber kooperiert mit einem etablierten regionalen Unternehmen als Dienstleister für Identifikation und QES. Bitte halte dein Identifikationsdokument während des Vorgangs bereit.
Der Ablauf für den Unterzeichner ist wie folgt:
registriere dich bei Inhubber, falls du noch kein Inhubber Nutzer bist
starte den Signaturvorgang auf die gleiche Weise wie bei der EES
Jede Datei wird wie bei EES einzeln unterschrieben, jedoch gibt es einen erweiterten Ablauf:
bei Klick auf “Signieren” wirst du auf die Seite des QES-Dienstleisters weitergeleitet. Bitte folge dessen Anweisungen
Nach jedem erfolgreichen Identifikations- und Signaturvorgang in der mobilen Applikation des QES-Dienstleisters wirst du zurück auf die Inhubber-Webseite geleitet, um den Vorgang dort fortzusetzen (falls es weitere Dateien zum Unterzeichnen gibt) oder abzuschließen.
Für weitere Details zum Vorgang und zur Dokumentation des Dienstleisters kontaktiere support@inhubber.com.